El artículo 17 de la resolución 13 de febrero de 2021 indica que, al elaborar notas de ajuste de la nómina electrónica, deben tener las siguientes condiciones:
- Estar denominada expresamente como nota de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica.
- Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutivo interno de quien la genera.
- El número y la fecha utilizada para la generación del código único de documento soporte de pago electrónico (CUNE) del documento soporte de pago de nómina electrónica, al cual hace referencia la nota de ajuste según el caso.
- Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina.
- Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina.
- El valor total de la diferencia, entre el valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina.
- El código único de la nota de ajuste del documento soporte de pago electrónico (CUNE).
- El tipo de nota de ajuste según corresponda.
- La fecha y hora de generación.
- Los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del obligado a generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica.
- Los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación del empleado.
- La firma digital del obligado que genera y transmite el documento soporte de pago de nómina electrónica.
- El código único de documento soporte de pago de nómina electrónico (CUNE), del documento de nómina electrónica que se reemplaza.
Ten en cuenta que las notas de ajustes son el mecanismo para reemplazar el documento de nómina electrónica, teniendo en cuenta que el número ya consumido no puede ser utilizado nuevamente.
De igual forma, las notas de ajustes de nómina electrónica pueden ser utilizadas para eliminar el documento soporte de pago en los casos que se haya transmitido un documento por error. Allí no se tendrán en cuenta los numerales 4, 5, 6 y 11 del presente artículo.