Es el proceso desarrollado en el servicio electrónico de validación previa de factura electrónica de venta de la DIAN.
El proceso de habilitación debe realizarse antes de la fecha máxima para iniciar a expedir tus facturas electrónicas de venta. Además, recuerda que debes cumplir con las siguientes características, condiciones y mecanismos técnicos y tecnológicos:
1. Debes inscribirte en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, ingresando los datos de información como facturador electrónico y el correo de recepción de documentos electrónicos.
2. A continuación, debes señalar el o los medios de operación a través de los cuales se cumplirá con la obligación de generación, transmisión, validación, expedición y recepción de tus facturas, las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica.
Recuerda informar si tu software de facturación electrónica de venta corresponde a:
- Un desarrollo informático propio o adquirido.
- Al servicio gratuito de factura electrónica, dispuesto por la DIAN.
- Al suministrado a través de un proveedor tecnológico.
3. Registrar en el servicio informático electrónico de validación previa la información del o los softwares de que trata el numeral anterior, cumpliendo con el siguiente procedimiento:
- Indica los nombres y apellidos o razón social y el NIT del fabricante, nombre y código de identificación del software.
- Inicia las pruebas mediante las cuales demostrarás que el o los softwares cumplen con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para la generación, transmisión, validación y expedición, y demás especificaciones técnicas y funcionalidades de conformidad con lo indicado en el «Anexo técnico de factura electrónica de venta».
- Confirma el resultado de las pruebas del literal anterior; en caso de que sean superadas en forma satisfactoria, el estado se cambiará de «registrado» a «habilitado»; en caso de que no superes las pruebas, continúa intentando hasta obtener el estado de «habilitado».
- Solicita la autorización de numeración de factura para las facturas electrónicas de venta y la autorización de la numeración de la factura de venta de talonario o de papel. Una vez obtenida la autorización de numeración, la DIAN, generará de manera electrónica la «clave técnica» para su consumo por parte del facturador electrónico.
- Indica la fecha en la cual iniciarás con la obligación de expedir factura electrónica de venta. Recuerda que esta no puede exceder la fecha máxima para iniciar a expedir factura electrónica de venta, conforme lo establecen los calendarios de implementación tratados en el TÍTULO VI de la resolución 42 del 5 de mayo de 2020. Ten en cuenta que, una vez seleccionada la fecha, no podrás volver a modificarla.
4. Tratándose del software a través de un proveedor tecnológico, debes indicar y desarrollar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, los siguientes procedimientos y conceptos:
- Verificar que el proveedor tecnológico se encuentre previamente habilitado por la DIAN.
- Seleccionar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, el o los proveedores tecnológicos que le prestarán los servicios inherentes a la expedición de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos, que se derivan de la factura electrónica de venta y demás servicios de conformidad con lo establecido en el numeral 3 del artículo 51 de la resolución 42 del 5 de mayo de 2020.
- Asociar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, el o los softwares a través de los cuales, el o los proveedores tecnológicos prestarán los servicios inherentes a la facturación electrónica de venta.
- Cuando el facturador electrónico utilice, numeración y/o numeración y prefijos de los rangos de numeración en su facturación, deberá informarlos para consumo de sus proveedores tecnológicos o desarrollos informáticos propios o adquiridos o en la solución gratuita dispuesta por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta. En caso de no utilizar prefijos, así tendrás que especificarlo.