Aquí te explicamos qué es el módulo de cuentas por cobrar, como utilizarlo y los beneficios que tiene para ti.
Es la herramienta que necesitas para gestionar adecuadamente tus cuentas por cobrar. Esto a través de estrategias comerciales, financieras y de comunicación oportuna, que harán que tus ingresos sean captados ágilmente y en los tiempos estimados por tu empresa.
Con el módulo de cuentas por cobrar, también podrás conocer y llevar un seguimiento detallado del comportamiento de pago de tus clientes, a través de las diferentes opciones de consulta y monitoreo del comportamiento de los programas.
En Págalo, podrás integrar el módulo de facturación con el módulo de cuentas por cobrar, para tener un proceso ágil y eficiente desde la emisión de la factura hasta su pago.
¿Qué es un programa de recaudo en Págalo?
Un programa de cobro es un acuerdo entre las empresas y Págalo en donde se definen las condiciones financieras y funcionales del recaudo para tus clientes.
Este programa de cobro es parametrizable según la necesidad de cada empresa y podrá editarse a diferentes posibilidades en el momento que lo requiera.
El programa está disponible para facilitar el proceso de gestión de cobro y pago de tus facturas que se derivan de la venta de un producto o servicio. Tu empresa podrá realizar la creación de uno o varios programas de recaudo, de acuerdo a la necesidad; esto permitirá llevar organizadamente los ciclos de cobro de facturas con tus clientes.
Adicionalmente, el programa te permitirá establecer diferentes notificaciones para tus clientes en diferentes momentos de la factura, con el fin de generar recordatorios e invitarlos a pagar sus facturas desde Págalo.
Características del módulo Cuentas por cobrar
- Formatos de carga de archivos de facturas: podrás cargar tus cuentas por cobrar a través del módulo de facturación, es decir, facturas que fueron emitidas, validadas por la DIAN y aceptadas explícita o tácitamente por tus clientes, o a través de archivos en formato Asobancaria 2001.
- Configuración de cuentas recaudadoras: podrás registrar una o varias cuentas de diferentes entidades financieras utilizadas en la configuración de los programas de recaudos. Un programa de recaudo sólo podrá tener una cuenta recaudadora, pero esta puede ser modificada cuando lo requiera.
- Condiciones relacionadas con el valor a pagar: podrás definir, en los programas de recaudos, si aceptas pagos parciales o pagos totales sobre las facturas de tus clientes. Cuando se elige la opción de pago parcial, el sistema solicitará cuál es el porcentaje mínimo de pago que deberán pagar tus clientes. Dicho porcentaje podrá variar entre 1% y 99% según sea lo definas.
- Condiciones relacionadas al pronto pago: podrás otorgar un incentivo o descuento sobre el valor de tus facturas para que tus clientes las paguen en un plazo de tiempo definido. Este descuento se define en un porcentaje y se indica el plazo que, previo al vencimiento de la factura, es considerado como apto para otorgar dicho descuento.
- Condiciones relacionadas al pago con recargo: podrás definir si aceptas pagos de facturas hasta la fecha de vencimiento de estas o si aceptas pagos posteriores a la fecha de vencimiento. Esta prórroga en el pago podrá tener un recargo o no, siendo porcentual y se suma al valor total de la factura y aplicará para un periodo de tiempo en días posteriores al vencimiento de tu factura.
- Creación de mensajería de notificación a clientes: podrás crear mensajes de notificación para ser enviados a los correos de tus clientes. Estos correos son configurados en el momento del pre-registro. Puedes crear los mensajes de forma personalizada con el texto que definas y para ser enviados en el momento que lo desees. También contamos con unas plantillas de mensajes predefinidos y sugeridos para optimizar el tiempo de creación de programas de recaudos. Podrás configurar uno, varios o ningún mensaje en tu programa de recaudos.
- Canales de pago dispuestos para sus clientes: tus facturas que sean cargas en los programas de recaudos podrán ser pagadas por tus clientes a través de los siguientes canales:
- PSE.
- Tarjeta de crédito.
- Pago en efectivo (Efecty o corresponsal bancario).
- Ver resultados del programa: podrás visualizar en tus programas de recaudo un estado general de cómo va transcurriendo el proceso de recaudo, pago de tus clientes con sus comprobantes y envío de mensajería (enviado, recibidos y rechazados).
- Registro de depósitos (conciliaciones bancarias): permite a las empresas conocer detalladamente las transacciones de facturas o cuentas de cobro pagadas por los clientes en las diferentes pasarelas y medios de pagos dispuestos por Págalo.